Должностная инструкция делопроизводителя
I. Общие положения
1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Без требования к опыту практической работы.
3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
4. Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений
4.3. Современные информационные технологии работы с документами
4.4. Порядок работы с документами
4.5. Схемы документооборота
4.6.Системы скоростного письма
4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
4.9. Типовые сроки исполнения документов
4.10. Принципы работы со сроковой картотекой
4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации
4.14. Виды документов, их назначение
4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами
4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
4.18. Системы электронного документооборота
4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов
4.20. Требования охраны труда
4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения
4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами
4.33. Правила передачи дел в архив организации
4.34. _____________________________________________________________________
5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.
6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
7. ________________________________________________________________
II. Должностные обязанности
В обязанности делопроизводителя входит:
1. Организация работы с документами:
— Прием и первичная обработка входящих документов
— Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
— Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
— Регистрация входящих документов
— Организация доставки документов исполнителям
— Ведение базы данных документов организации
— Ведение информационно-справочной работы
— Обработка и отправка исходящих документов
— Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
— Контроль исполнения документов в организации
2. Организация текущего хранения документов:
— Разработка номенклатуры дел организации
— Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
— Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
— Формирование дел
— Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
3. Организация обработки дел для последующего хранения:
— Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
— Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
— Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Передача дел в архив организации
III. Права
Делопроизводитель имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями
7. ___________________________________________________________
IV. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Свежие комментарии